Redacción formatos

¿Para qué escribimos un documento?

Por Alejandra Zorrilla y Mariana Viramontes

Tener claro qué queremos es el primer paso para obtenerlo.

El éxito de un documento aumenta cuando planificamos su elaboración y establecemos objetivos concretos en diferentes niveles programáticos.

El primer paso es establecer un objetivo superior, que se relaciona con que el lector tenga información útil de forma accesible y comprensible para solucionar un problema, capitalizar una oportunidad, ampliar su perspectiva o conocimiento de las cosas, generar una conducta, capacidad o habilidad. Es el punto de partida y de llegada. Responde a la pregunta ¿Para qué es el documento? ¿Qué esperamos que los lectores obtengan de su lectura? ¿Cuál es el propósito de que exista?

Los escritores y editores tenemos que lograr que los lectores a quienes va dirigido cada documento puedan acceder a la información que contiene, la comprendan y puedan utilizarla.

Una vez que tenemos claro que nuestro objetivo superior es comunicar algo a un grupo de lectores con un propósito determinado. En nuestra experiencia, los objetivos de los documentos estratégicos o técnicos se vinculan con alguno de los siguientes asuntos:

  • Presentar un plan, un proyecto, un programa o una política para que quienes lo lean sepan cómo actuar en consecuencia.
  • Dar a conocer los componentes de un sistema para que quienes forman parte del sistema puedan hacer su parte de forma más eficiente y coordinada.
  • Difundir los resultados de una investigación para que las personas que lo lean puedan aprovechar el conocimiento adquirido.
  • Divulgar una postura para generar nuevos paradigmas y motivar el debate.
  • Compartir una técnica o una metodología para facilitar una tarea.
  • Motivar a un grupo de personas para transformar una forma de actuar o trabajar.

 

No consideramos estos temas como limitativos, sino como pautas de apoyo, y desde aquí agregamos el tema específico que nos ocupará, analizamos las necesidades del público objetivo al que dirigiremos el documento, el tiempo en que nos proponemos terminar, la dimensión aproximada del caso y el tipo de narrador que adoptaremos.

Reconocemos que es responsabilidad del escritor que el mensaje sea transmitido de de forma correcta para que el lector pueda recibirlo de forma adecuada, por lo que es necesario conocer el contexto, los códigos y las capacidades del lector. Nuestro reto es que al final del proceso de redacción y edición, logremos que cada frase, cada oración, cada diagrama y cada párrafo del documento que escribimos sea relevante, esté bien conectado y sea provechoso para el lector.

Para generar objetivos superiores no es necesario ser precisos en términos de tiempos y mediciones, pues se trata de establecer una visión de futuro y plantear la dirección en la que iremos o el lugar al que queremos llegar (Fontaine & Bernhard, 1998). Este objetivo condiciona a los demás y tiene que ver con la relación que establecemos entre nosotros o con nuestros clientes: a veces redactamos como autores independientes, otras veces participamos varios autores autónomos interesados en un tema común, y muchas veces escribimos por encargo de un tercero que nos contrata para escribir sobre un tema.

Como autores independientes

Cuando redactamos como autores independientes tenemos claro que establecer un objetivo nunca es perder el tiempo y sólo requiere responder una pregunta: ¿Qué es lo que quiero lograr con este documento? Entre más precisa sea la respuesta, más fácil será el camino.

Varios autores autónomos interesados en un tema común

Cuando realizamos un proyecto colaborativo en el que participamos varios escritores o investigadores, establecer un objetivo común y ponernos de acuerdo en los detalles es la clave del éxito. Para esto es necesario invertir tiempo al principio del proyecto y tener claro que el tiempo utilizado en la planeación ahorra tiempo posteriormente. Para facilitar esta tarea escribimos esta guía que ahora compartimos.

Contratados por un tercero

Cuando nos contrata una persona u organización para redactar un documento, el objetivo general suele estar decidido antes de que comencemos a escribir. En este caso, hemos aprendido que vale la pena revisarlo cuidadosamente, asegurar que es claro y comprensible para poder apropiárnoslo como punto de partida y llegada, por lo que es necesario llevar a cabo una sesión de arranque con nuestro cliente para asegurar que comprendimos puntualmente lo que verdaderamente quiere y necesita.

 

Objetivos específicos

A partir del objetivo general, conviene diseñar objetivos específicos relacionados con la recopilación, análisis, síntesis y redacción de los contenidos.

Para asegurar que los objetivos que planteas están en un nivel adecuado, te recomendamos diseñar un árbol de objetivos. En el árbol se colocan los objetivos menores hacia abajo, respondiendo a la pregunta ¿Cómo lo logro? y los objetivos mayores hacia arriba respondiendo a la pregunta ¿Para qué?. Reflexiona y realiza este ejercicio tantas veces como sea necesario, y nombra a cada nivel programático de una forma diferente para hacer más clara su relación y nivel.

Niveles programáticos

Para diseñar los objetivos específicos del proceso de redacción y edición del documento, podemos utilizar la fórmula SMART que plantea George Doran, que integra cinco elementos a partir un acrónimo que juega con la definición inteligente. (Doran, 1981)

Objetivos SMART

S – Específicos

Que nuestros objetivos sean específicos nos permite reducir la incertidumbre y mantener el proyecto de documento enfocado durante el proceso de redacción.

  • Ayudar a escritores a escribir (No es SMART).
  • Diseñar una guía para escribir mejores textos antes de que termine el año.  (Sí es SMART).

M – Medibles

Desde que Peter Drucker acuñó la frase lo que no se mide no se mejora, los indicadores se han vuelto casi una obsesión.

  • Escribir una guía (No es SMART);
  • Tener una guía publicada en Amazon para diciembre. (Sí es SMART).

A – Alcanzables

Para considerar que una meta es alcanzable o realista es necesario identificar si se cuenta con las habilidades, actitudes y recursos para cumplirlas.

  • Redactar la guía requiere más o menos 240 horas hombre. Pensar que podemos tenerla en cinco días utilizando dos personas durante 24 horas (No es SMART).
  • Siendo realista, podemos dedicar 14 horas hombre a la semana por lo que nos tardaremos 120 días. Nos da tiempo para diciembre. (Es SMART).
  •  

R – Relevantes

Quiere decir que los objetivos tácticos están relacionados con el objetivo superior de nuestra organización.

  • Ir al centro a tomar una copa (No es SMART)
  • Transmitir conocimientos para  ayudar a los colaboradores, clientes y amigos de Identidad y Desarrollo a escribir mejores documentos para que nuestros lectores estén más satisfechos y nuestros mensajes viajen con mayores posibilidades de llegar a su destino. (Sí es SMART, porque nuestra misión es fortalecer la Identidad y encauzar el Desarrollo de los emprendedores y organizaciones relacionados con la cultura, el turismo y el medio ambiente.)

T – Tiempo definido

Plantear una fecha límite nos permitirá saber que vamos avanzando y las acciones que planteamos no se prolongarán por tiempo indefinido.

Pero por más SMART que sean los objetivos, reconocemos que algunas veces, en el ir y venir de un texto, encontramos nuevos retos, acotamos o ampliamos el tema que habíamos planteado en un inicio, incluso cambiamos de parecer y decidimos escribir sobre algo que difiere de la intención que esbozamos al iniciar. Es válido tener un cambio de parecer, pero si hablamos de un documento diferente será necesario replantearlo parcial o completamente.

Si cambias de parecer sobre lo que quieres lograr a mitad de un documento, te recomendamos revisar y redefinir tu proyecto de documento comenzando por replantear el objetivo general y siguiendo con los objetivos específicos para evitar que tu texto se convierta en un monstruo sin pies ni cabeza.

El proceso de reflexión sistémica y ordenada para generar nuestro plan de redacción y edición, nos permitirá prepararnos para tomar decisiones más adecuadas durante el proceso que requiere escribir un documento técnico o estratégico.

Objetivos específicos del proceso de redacción y edición
ProcesoPreguntas relacionadas con el planteamiento
de objetivos específicos
Recopilación¿Qué tipo de información necesito?
¿Qué tipo de información son mas confiables?
¿Dónde puedo encontrarla?
¿Cómo voy a obtenerla?
¿En cuánto tiempo voy a conseguirla?
¿Quién va a recopilar qué en caso de que seamos
un equipo?
Análisis¿Qué voy a buscar en la información que recabé?
¿Cómo voy a procesara?
¿En cuánto tiempo voy a examinarla?
¿Quién va a analizar qué y cómo vamos a comunicarnos
y concluir sobre los asuntos relevantes en caso de ser
un equipo?
Síntesis¿Qué información es relevante para el tema en cuestión?
¿Qué información es más general y cuál más particular?
¿Cómo puedo ordenarla para hacerla más concisa
y comprensible?
¿Quién va a sintetizar cada apartado en caso de ser
un equipo?
Redacción¿Cómo voy a lograr que el contenido que presente sea
comprensible para mis lectores? ¿Qué quiero comunicar?
¿Cómo voy a comunicarlo? ¿Qué tipo de narrador es ideal
para el tema y el lector al que irá dirigido?
¿En cuánto tiempo voy a redactar los contenidos?
Revisión¿Quién va a revisar el documento final?
¿Cómo se va a retroalimentar al autor o a los autores?
¿Quién tomará la decisión final?
¿En cuánto tiempo vamos a revisar el documento?

¿Qué tipo de información necesito? ¿Qué fuentes de información son más confiables? ¿Dónde puedo encontrarla? ¿Cómo voy a obtenerla? ¿En cuánto tiempo voy a conseguirla? ¿Quién va a recopilar qué en caso de que seamos un equipo?

Utilizar verbos precisos que nos ayudan a precisar lo que queremos para redactar los objetivos específicos de un documento técnico o estratégico, es una de las estrategia de enfoque que podemos utilizar desde el principio hasta el final del proceso.  

Ejemplos de verbos para redactar objetivos específicos
AnalizarDesarrollarEstimarJustificarProbar
AveriguarDescribirEstablecerMencionarProducir
CalcularDetallarEstudiarMostrarProfundizar
CalificarDeterminarEvaluarOrganizarProponer
CategorizarDescubrirExplicarOrientarSeleccionar
ConsiderarDesignarExaminarOponerSeparar
CompararDescomponerFraccionarRegistrarSintetizar
CompilarDescribirFormularReconstruirSituar
ConceptualizarDiagnosticarFundamentarRelacionarSugerir
ConcretarDiscriminarGenerarRelatarTrazar
ConsiderarDiseñarIdentificarReplicarValuar
ContrastarDistinguirIndicarReproducir
CrearEfectuarIndagarResumir
DeducirEnunciarInvestigarRevelar
DefinirEnumerarInterpretarPlanear
DemostrarEspecificarInferirPresentar

Después de identificar tus objetivos, redacta el título del documento, que idealmente será creativo y seductor. Cuida que sea claro como el agua, pues no sólo te ayudará a convocar a los lectores, sino a enfocar tu trabajo. Puedes utilizar también un subtítulo, o varios subtemas que clarifiquen o puntualicen el tema central. Quienes participamos en la redacción de documentos técnicos o estratégicos, sabemos que estamos condicionados por el entorno, los lectores y nuestras propias personalidades, deseos y principios. Lo importante es tener coherencia y consistencia en nuestro trabajo.

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