Flujograma con fama es un ejercicio que facilita la comprensión y difusión de los procesos que se llevan a cabo en una organización para detectar posibilidades de mejora, optimización y estandarización.

Hace más de cien años, Frank y Lillian Gilbreth presentaron un diagrama de flujo despliega gráficamente la secuencia de pasos necesarios para realizar un trabajo con el objetivo de analizar y mejorar los resultados de los procesos. Desde entonces, los diagramas de flujo han servido para perfeccionar, estandarizar y optimizar procesos en distintas organizaciones de diferentes sectores.

Unos años más tarde, comenzó a acuñarse una especie de alfabeto visual que comenzó a utilizarse para el lenguaje de programación informática que fueron evolucionando de diferentes formas pararepresentar todos los pasos, las secuencias y las decisiones del flujo de un trabajo.

Actualmente existen muchos tipos diferentes de diagrama de flujo, pues es una herramienta muy potente que se puede aplicar en muchos campos diferentes para la planificación, visualización, documentación de procesos.

¿Para qué sirve un diagrama?

El diagrama de flujo es una visualización simplificada de procesos complejos que representa de forma clara, esquemática y secuencial los pasos a seguir de manera que las actividades se adapten y realicen de forma óptima y estandarizada.

Para facilitar su diseño se utilizan una serie de símbolos o figuras con significados definidos que se describen el tipo de los pasos a implementar y el flujo a realizar desde el inicio hasta el final del proceso.

Los símbolos o figuras en el diagrama de flujo se utilizan y favorecen para:

  • Conocer y comprender los procesos de un solo vistazo.
  • Diseñar, planificar, documentar, analizar y gestionar protocolos con los equipos de trabajo.
  • Definir responsabilidades, funciones, tiempos, movimientos y recursos.
  • Llegar a acuerdos sobre la forma como llevar a cabo las tareas.
  • Estandarizar la forma de trabajar de manera ágil y efectiva.
  • Encontrar brechas, duplicidades y errores para plantear mejoras y solucionar problemas.
  • Identificar patrones y similitudes entre los procesos para facilitar la transferencia de habilidades entre los colaboradores.

Significado de los símbolos comunes de los diagramas de flujo

Descarga la lista de los símbolos para realizar tu diagrama de flujo

Siete pasos para crear un flujorama

  1. Define el propósito del diagrama
  2. Haz un listado de actividades
  3. Identifica puntos de decisión
  4. Ordena las tareas en orden cronológico
  5. Elige los símbolos de tu diagrama
  6. Crea tu flujorama
  7. Comparte y confirma

Paso 1. Define tu propósito del diagrama

¿Qué deseas lograr? ¿Estás considerando las cosas correctas con un punto inicial y final apropiados para alcanzar ese propósito? Realiza una investigación lo suficientemente detallada, pero lo suficientemente simple a la hora de crear tus diagramas para comunicarte con tu audiencia.

Paso 2. Listado de actividades

Comenzaremos por la actividad inicial (el detonante) y nos preguntaremos reiteradamente para cada actividad identificada: ¿qué se realiza después de esta actividad?

Por ejemplo, vamos a realizar un diagrama del protocolo de incorporación

Paso 3. Identifica los puntos de decisión

Si durante el listado de tareas aparecen puntos de decisión también los anotaremos, identificando las actividades que se deriven de cada alternativa de decisión.

*Las decisiones son preguntas de sí o no, que te permitirán tomar un camino u otro a lo largo del diagrama de flujo.

Paso 4. Ordena las tareas en orden cronológico.

Identificar tareas puede involucrar las conversaciones con los participantes, la observación de un proceso o la revisión de cualquier documentación existente. Puedes escribir los pasos en forma de notas o comenzar con un diagrama en versión borrador.

Paso 5. Elige los símbolos para tu diagrama

Existen diversos tipos de diagramas tanto por su diseño: vertical, horizontal, panorámico. También se pueden catalogar por su aplicación, ya sea en procesos, datos, entradas, entre otros.

Como norma general emplean formas rectangulares, ovaladas, de diamante y muchas otras variedades de símbolos para definir el tipo de paso, que junto a flechas sirven para conectar y establecer flujos secuenciales. Para iniciar es recomendable empezar con procesos sencillos y diagramas simples, a los que ir añadiendo detalles a medida que se tiene algo más de experiencia.

Flujorama

Paso 6. Crea tu flujorama

Elegiremos un formato de diagrama de flujo (matricial o lineal) y, teniendo en cuenta la simbología, se irá dibujando la secuencia cronológica de actividades hasta completar el diagrama de flujo del proceso, lo podemos dibujar a mano o usando un programa como Lucidchart.

Se puede hacer un bosquejo a mano y luego usar algún programa que permita crear procesos más complejos, automatice el proyecto y facilite su distribución como LucidchartMiro y Visio.

Paso 7. Comparte y confirma

Verifica y analiza todos los pasos del diagrama con las personas que participan en el proceso. Observa el proceso para asegurarte de no dejar de lado nada que sea importante para tu propósito.

Revisaremos si se ha configurado adecuadamente el diagrama de flujo, si está completo y si describe el proceso tal cual lo estamos ejecutando.

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