Proceso administrativo

Principios de administración y proceso administrativo para PYMES

El objetivo de este artículo es mostrar los principios de administración y proceso administrativo para PYMES para el desarrollo de empresas centradas en el cliente y el crecimiento del negocio. Empezaremos con el concepto de empresa, seguido con las diferencias entre pymes y empresas grandes, para dar paso a la definición de “administración de una empresa”, después explicaremos las 5 preguntas de Peter Drucker, en el último apartado se explica el proceso administrativo.

¿Qué es una empresa?

Lo primero que tenemos que entender es el concepto de empresa. Para esto vamos a utilizar la definición del diccionario Oxford. Una empresa es:

  1. Acción o tarea que entraña esfuerzo y trabajo.
  2. Entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de producción de actividades industriales o mercantiles o para la prestación de servicios.

De la primera definición sustraemos para la explicación las palabras:

  • Acción: una empresa requiere de hacer cosas, de la realización de actividades.
  • Tarea: definición específica de la acción.
  • Esfuerzo: actitud necesaria para poder mover algo.
  • Trabajo: actividad realizada para la generación de riqueza.

Manejar una empresa, puede ser complicado o puede ser sencillo, siempre va requerir de esfuerzo y trabajo.

De la segunda definición sustraemos para la explicación las palabras:

  • Entidad: asociación de personas para un fin determinado.
  • Capital: propiedad implicada en la acción del trabajo.
  • Trabajo:  actividad realizada para la generación de riqueza.
  • Actividades: tareas definidas con anterioridad para entregar una solución a los problemas y necesidades de nuestros clientes.

En una empresa se combinan las personas, junto con los medios de producción para poder solucionar problemas y necesidades de los consumidores.

Entender el concepto de empresa es sumamente importante. Es el punto de partida para poder diseñar un modelo de empresa diseñado para crecer y servir.

Diferencia entre PYMES y EMPRESAS GRANDES

La diferencia esencial entre las PYMES y las EMPRESAS GRANDES es la cantidad de empleados de cada una, de regla general una empresa con más de 50 empleos se considera grande.

Diferencia entre PYMES y empresas grandes

La tabla anterior muestra las diferencias importantes en la relación con los empleados y con la velocidad de movimiento. Las pymes son cálidas con los empleados y con los clientes, esto se debe a que los dueños siempre están cerca de los clientes y conocen personalmente a todos los empleados. Las empresas grandes por lo general tienen departamentos, varios niveles gerenciales, lo cual no permite tener de forma fácil ese tipo de ambientes.

En relación a la velocidad implementar cambios en una pyme es más fácil, la comunicación fluye mejor y se puede gestionar mejor el cambio, las empresas grandes requieren de mayor planeación, de una clarificación mayor. Cabe decir que ambas se puede dar una resistencia natural al cambio, para lo que sus líderes tienen que encontrar formas de convencimiento para que las cosas sucedan.

En relación a los mercados, una pyme está insertada en un mercado local, depende en gran medida de este para sus ingresos y el reclutamiento de talento, las empresas grandes están más insertadas en mercados regionales, nacionales y globales, por lo general crecen y se desarrollan para alcanzar dichos mercados.

El tamaño propio de las PYMES proporciona mayor agilidad, las empresas grandes son más lentas y su reacción ante los cambios del entorno las puede llevar a su desaparición.

¿Qué es la administración de una empresa?

La administración de empresas son las actividades, procesos, métodos puestos en práctica para el alcance de los objetivos. Estas acciones siempre deben de tener los siguientes ejes rectores:

  1. Los ingresos siempre deben de ser superiores a los egresos.
  2. Los procesos deben facilitar entregar valor a los clientes.
  3. El talento y su desarrollo son esenciales para el crecimiento de esta en el tiempo.

Las 5 preguntas de Peter Drucker

Peter Drucker uno de los pensadores más importantes de la administración de empresas, desarrolló un sistema de 5 preguntas que nos ayudan a establecer un plan efectivo para el crecimiento del negocio.

Estas son:

1. ¿Cuál es nuestra misión?

Es importante documentar el propósito de la compañía, la misión es la razón por qué existimos y debe estar centrada en nuestro cliente, debemos evitar las misiones genéricas que siempre dicen así: “Dar el mejor servicio, desarrollando a nuestros empleados, devolviendo rendimiento a nuestros inversionistas”, este tipo de texto no inspiran a nuestros colaboradores. Una verdadera misión puede ser: “Entregar la mejor experiencia gastronómica del estado Morelos”, “Comunicar la cultura de hospitalidad del estado a través de nuestras habitaciones”.

2. ¿Quién es nuestro cliente?

Para poder dar nuestro mejor servicio, ofrecer el mejor producto, primero necesitamos conocer a nuestro cliente, encontrarlo y definirlo es de suma importancia para el crecimiento de nuestra empresa, para contestar esta pregunta es importante aprender a observar y hablar con nuestros clientes.  Un negocio de comida puede tener diferentes tipos de clientes, un pequeño restaurante puede ir orientado a jóvenes que tratan de maximizar su presupuesto, un restaurante un poco más grande puede ir orientado a familias con ingreso medio alto.

3. ¿Qué es lo que mi clienta valora?

Después de definir a mi cliente, realmente estoy ofreciendo algo que necesita, valora y puede pagar. Al desarrollar la habilidad de observación y comunicación vamos a poder contestar esta pregunta. Por ejemplo, los visitantes que no se van a quedar a dormir pueden preferir la rapidez en el servicio, que en cambio lo que van por varios días quieren una experiencia donde se pueden tomar el tiempo.

4. ¿Qué resultados buscas?

Saber mi meta me ayuda a llegar a ella, muchos negocios empiezan para mantener una familia, otros comienzan con la idea de convertirse en una empresa con varias sucursales, definirlo te ayudará a diseñar un plan para lograrlo. Un tip, a lo mejor se te dificulta saber que quieres, en este caso, puedes empezar por lo que no quieres.

5. ¿Cuál es tu plan?

Desarrollar una serie de metas y actividades encaminadas a lograr tus metas es importante para tener un liderazgo efectivo, dirigir el negocio y lograr los resultados deseados, tomate tu tiempo para hacerlo, solo ten cuidado de la parálisis por análisis.

Un buen PLAN te ahorrará semanas y semanas de retrabajo.

Proceso administrativo

Una herramienta efectiva para la planeación y la operación del negocio es el proceso administrativo, consta de 4 fases:

  • La planeación
  • La organización
  • La dirección
  • El control
Proceso administrativo gráfica

Planeación – ¿Qué vas hacer?

La primera fase es la planeación definimos:

  • Misión es el propósito de la empresa, nuestra razón de ser
  • Valores son los lineamientos generales del comportamiento de la organización, así como del desarrollo y ejecución de las operaciones.
  • Objetivos, es la expresión escrita de nuestras metas, estos deben ser específicos, medibles y con limite de tiempo, los más importantes deben ser realistas y logrables.

Organización – ¿Cómo lo vamos hacer?

La segunda fase es la organización en esta etapa se definen:

  • Puestos, para esto se define la responsabilidad, requisitos, competencias y el alcance.
  • Procesos y actividades, especificamos las acciones que se van hacer para cada uno de los procesos de generación y entrega de valor.
  • Estructura organizacional, es la definición del orden que tendrá los puestos y su interacción con los procesos y actividades del negocio. Se debe evitar estructuras que generen burocracias innecesarias.

En esta etapa es muy importante documentar los perfiles de puestos, las cartas de proceso y el organigrama.

Dirección – HACER

La tercera fase es dirección se ejecuta lo diseñado en las dos etapas anteriores, es de suma relevancia convertir el negocio en un sistema que pueda crecer con el paso del tiempo. El liderazgo entra en acción, es importante llevarlo con calidez, profesionalidad y comunicación Hagamos que las cosas sucedan.

Control – Medir para corregir

La cuarta y última fase es control, en esta etapa se mide el desempeño de los procesos y actividades teniendo como eje rector los objetivos planteados en la primera fase. Conocer el estado del negocio permitirá plantear correcciones y mejoras a la operación del negocio. En esta etapa se debe evitar la burocratización, lo más importante es que la retroalimentación encontrada nos ayude a seguir generando crecimiento empresarial.

Empresas diseñadas para SERVIR y CRECER

Necesitamos. Generar empresas diseñadas para servir y crecer. Misión, operaciones, servicios y productos centrados en el cliente. Solo de esta manera crearemos procesos administrativos para el crecimiento del negocio.

Conclusión

Alinear el propósito de los dueños con el de la empresa es sumamente importante para su crecimiento, este artículo muestra un sistema sencillo de implementar, utilizar generará ventajas competitivas en el largo plazo asegurará la supervivencia en el tiempo del negocio.

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