Autogestión por situación

La estructura de una organización es una de las decisiones más importantes para su éxito.

Cada día más las organizaciones aspiran a tener estructuras menos pesadas y autocráticas, más autogestivas, flexibles y eficientes. Sin embargo, solo las que logran que las personas que las conforman sepan lo que hacen y tengan la voluntad de hacerlo, pueden aspirar a implantar esquemas autogestivos.

¿Qué es la autogestión organizacional?

La autogestión es un sistema donde las personas que producen y administran tienen facultades para tomar decisiones, autoevaluarse, controlar y participar en los beneficios del negocio.  

La capacidad de autogestión de las organizaciones depende de las características de las personas que colaboran en ella y de la estructura que las contiene y las vincula.

¿Cuáles son las ventajas de una organización autogestiva?

La autogestión organizacional permite identificar riesgos y tomar decisiones oportunas para adaptarse, ahorrar en costos de supervisión y control, innovar, aumenta la calidad de los procesos y su competitividad.

Entre los principales riesgos está la posible ineficiencia o la anarquía si las personas no se ponen de acuerdo.  

Para lograr implantar un modelo de gobierno autogestivo, es fundamental trabajar en tres vertientes: filosofía organizacional, liderazgos respetuosos y colaboradores autónomos.

Ken Blanchard y Paul Hersey proponen una matriz de evaluación para determinar el estilo de dirección que más conviene a cada organización teniendo en cuenta los conocimientos, habilidades y voluntad de los colaboradores para realizar las tareas que le corresponde a cada quién.

Lo que hacemos y con quién lo hacemos, define en gran medida las relaciones entre las personas. Tanto la red de relaciones de quienes conforman la organización como el aprovechamiento y generación de recursos, se tejen alrededor del reparto de tareas y de las capacidades, habilidades y actitudes de las personas frente a ellas.

Conocer las características de tus colaboradores, sus conocimientos y sus compromiso respecto a sus tareas te permitirá conocer qué estrategias necesitas para fortalecer la autonomía de tus colaboradores para poder implantar un sistema de gobierno más autónomo.

6 pasos para analizar la estructura organizacional

  1. Identifica los quehaceres de la organización
  2. Identifica tu posición frente a tus tareas
  3. Solicita al equipo que se autocalifique frente a sus tareas
  4. Ubica a la posición de tus colaboradores
  5. Diseña estrategias para cada quien
  6. Compara

1. Identifica los quehaceres de la organización

Hay diferentes formas de aproximarse a una estructura organizacional. 

Una forma práctica y orientada hacia la autogestión, comienza por identificar las tareas que conforman cada una de las unidades estructurales u operativas.

Utiliza la siguiente tabla para identificar qué requiere tu organización para organizarse.

Ten en cuenta que una misma persona puede realizar varias tareas y una función puede ser realizada por diferentes personas. En esta etapa no pienses en personas, sino en tareas.

Si estás realizando el ejercicio para la organización que diriges, tal vez te sea útil reunirte con tus colaboradores. Si lo realizas solo para aprender, elige una organización que conozcas y en la que participes: tu familia, tu escuela, tu grupo cultural, deportivo o social. Las organizaciones humanas funcionan parecido sin importar cómo están constituidas y todas tienen potencial para ser más autogestivas.

Puedes adecuar las áreas funcionales dependiendo de la organización que has decidido analizar.

Nombre de la organización:

Área funcionalObjetivoActividades
Coordinación o dirección 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Identidad corporativa 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Desarrollo humano 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Desarrollo tecnológico 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Administración 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Operación 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ventas 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Promoción 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Otras  

Te invitamos a explorar las funciones propuestas en identidad y desarrollo en Políticas de operación.

2. Identifica tu posición frente a tus tareas

Llena el formato de tareas por situación considerando aquellas que realizas o debieras realizar en lo personal como parte de la organización que elegiste. De la honestidad en tus respuestas dependerá la precisión de tus estrategias.

Utiliza la siguiente escala: 5 máximo, 4 bien, 3 regular, 2 le falta, 1 casi nada.

Puedes dar estos ejemplos:

PuntajeConocimiento y habilidadVoluntad y entusiasmo
5Se perfecto cómo hacerlo y me sale bienMe fascina y quiero hacerlo
3Me falta saber algunos detalles y me sale regularMe gusta un poco, lo hago por obligación
0No tengo idea cómo y me sale malNo me gusta nada y si puedo lo evito

Formato de tareas por situación

Utiliza la siguiente escala: 5 máximo, 4 bien, 3 regular, 2 le falta, 1 casi nada.

Tareas por situación de (nombre):

Nombre de la tareaNivel de conocimiento y habilidadNivel de voluntad y entusiasmo
   
   
   
   
   
   
   

3. Solicita al equipo que se autocalifique frente a sus tareas

Entrega el formato de tareas por situación a cada persona del equipo, solicita que definan sus tareas y evalúen su posición frente a cada una, utilizando la siguiente escala: 5 máximo, 4 bien, 3 regular, 2 le falta, 1 casi nada.

Explica que de la honestidad en sus respuestas dependerá la precisión de las estrategias del equipo.

Puedes dar estos ejemplos y otros que hayas encontrado durante tu propia evaluación. 

PuntajeConocimientoVoluntad
5Se perfecto cómo hacerloMe fascina y quiero hacerlo
3Me falta saber algunos detallesMe gusta un poco, lo hago por obligación
0No tengo idea cómoNo me gusta nada y si puedo lo evito

Formato de tareas por situación

Nombre de la tareaNivel de conocimiento y habilidadNivel de voluntad y entusiasmo
   
   
   
   
   
   
   

Las personas con capacidad autogestiva pensarán en estrategias de mejora con solo llenar este formato, aunque puedes platicar con cada una sobre cómo mejorar o qué necesitan para llegar a 5 en las áreas en que estén flojas.

4. Ubica a la posición de tus colaboradores

Para fortalecer la capacidad de autogestión del equipo, reúnanse para ubicarse y establecer estrategias conjuntas. Recuerden que la idea no es juzgar o criticar, sino encontrar estrategias para mejorar en conjunto y lograr beneficios individuales y colectivos. 

Escriban el nombre de cada colaborador en un postit o papel que pueda moverse. Coloquen a los nombres en los distintos cuadrantes del diagrama.

  • Si la organización es muy compleja pueden hacer un diagrama para cada área o actividad.
  • Si el problema que te ha llevado a realizar este ejercicio está en un tipo de tarea específica, puedes realizarlo solo de esa tarea.
  • Si no te interesa fortalecer la capacidad de autogestión y solo van por la eficiencia en el corto plazo, el ejercicio puede ser realizado por la dirección o el equipo directivo de la organización.

Matriz de autogestión por situación

Fuente: elaboración propia con base en Blanchard y Hersey

Como verás, la palabra autogestión esta fuera de la caja, pues contempla a quienes saben, quieren y pueden. Estas personas no necesitan supervisión o motivación e impulsarán a la organización.

Mientras tanto, que quienes no saben ni quieren, ni pueden, son dependientes. Les hemos puesto autónomas, pues requieren a alguien que les mueva, lo que implica una importante inversión en supervisión, capacitación y motivación por parte de la organización.

5. Diseña estrategias para cada quien

Analiza los diferentes grupos, perfiles y problemáticas de las personas y define las estrategias de liderazgo y el plan de acción para lleva a todas las personas al cuadrante ++ y encamina tu organización hacia la autogestión.

++

Las personas cuentan con los conocimientos, las habilidades y la voluntad para hacer lo que tienen que hacer: es posible delegar y permitir que los colaboradores hagan lo suyo sin perder o hacerles perder tiempo o esfuerzo capacitándolos o buscando motivarlos, pues esto resultaría contraproducente. 

+ -

Para quienes cuentan con los conocimientos y habilidades para realizar sus tareas, pero no están motivados para hacerlas: un buen liderazgo NO buscaría capacitarles sino encontrar los alicientes para que actúen como saben, actuando como respaldo emocional.

- +

Si los miembros del equipo tienen voluntad, pero no saben cómo realizar las tareas que les corresponden: un buen liderazgo implicará establecer mecanismos de entrenamiento y buscar fortalecer los conocimientos y habilidades de las personas.

- -

Si algunos miembros de un equipo no saben ni quieren hacer su trabajo: lo mejor será adoptar un estilo directivo, lineal y de alto control mientras se encuentra fórmulas para sacarles de este cuadrante o de la organización.

Fuente: elaboración de idyd con base en Blanchard y Hersey

6. Compara

Revisa que todas las tareas tengan a una persona asignada.

Si una tarea esta asigna a alguien que no la puso en su tabla, pregúntale.

También puedes consultar el ejercicio de brechas desechas para identificar. 

Nombre de la organización:

Área funcional

Objetivo

Actividades/tareas

Personas

Coordinación o dirección

 

1

2

3

4

5

6

 

Identidad corporativa

 

1

2

3

4

5

6

 

Desarrollo humano

 

1

2

3

4

5

6

 

Desarrollo tecnológico

 

1

2

3

4

5

6

 

Administración

 

1

2

3

4

5

6

 

Operación

 

1

2

3

4

5

6

 

Ventas

 

1

2

3

4

5

6

 

Promoción

 

1

2

3

4

5

6

 

Otras

   

 

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Nos encantará conocer tus percepciones y opiniones sobre el ejercicio y las estructuras organizacionales.  Si tienes alguna recomendación, porfa háznosla saber.

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