Alineación superior del protocolo de incorporación del equipo idyd
Somos una organización orientada a fortalecer la identidad e impulsar el desarrollo sostenible a través de la revitalización de la cultura, la biodiversidad y las relaciones entre las personas que compartimos el mundo.
Todas nuestras relacciones estan basadas en la confianza mutua y todos nuestros procesos promueven conversaciones reflexivas que nos ayuden a reconocer lo que somos e invocar lo que aspiramos ser.
Tef, ¿aquí el logo que se mueve?
Objetivo del protocolo de incorporación
Fortalecer la red idyd incorporando personas amables, transparentes, abiertas, especializadas en los temas centrales que nos ocupan, y lograr que estén comprometidas, motivadas y alineadas con el concepto rector, dispuestas a seguir las políticas corporativas y a ser parte de la consolidación y crecimiento de la organización.
El protocolo se compone de cuatro ámbitos generales y una excepción:
- I. Prospección
- II. Primer contacto
- III. Inducción y cultivo
- IV. Gestión de expedientes administrativos
- X. Excepción por urgencia
Acrónimos y definiciones
CG Coordinación General | IT Innoavación tecnológica | DH Desarrollo Humano | IC Imagen corporativa | CO Coordinación de Operaciones | CE Coordinación de Enlace |
GA Gestión administrativa | PM Project Manager | QC Quién contactó | AC Asociado Confirmado | AA Aspirante asociación |
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Contenido
I. Prospección
Perfil idyd
En Identidad y Desarrollo, buscamos personas que participan en proyectos de consultoría colaborativa, aprendizaje significativo o marketing experiencial con las siguientes características:
- Que quieran cambiar el mundo, crear conciencia sistémica y encontrar nuevos paradigmas que generen armonía entre las personas, la naturaleza y el tiempo en que estamos viviendo.
- Que sean personas amables, respetuosas y asertivas, generadoras conversaciones reflexivas, que impulsen el pensamiento crítico, la responsabilidad compartida y la creatividad, que no generen conflictos y hablen mal de colaboradores, jefes, equipos anteriores.
- Que sean transparentes, crean en las capacidades de autoregulación y corresponsabilidad individuales y colectivas y gocen compartiendo su conocimiento.
- Que sean agradecidas y les guste sonreír, mirar a los ojos, caminar erguidos, respirar profundamente y disfrutar las oportunidades y retos que les regala la vida.
- Que tengan conocimientos, habilidades y actitudes para impulsar el desarrollo humano, comunitario y empresarial, especialmente en los ámbitos cultural, turístico, económico, medioambiental y de gobernanza local.
4 tipos de contactos
Tenemos cuatro formas de prospectar e incorporar personas a nuestra red:
- Contacto cultivado. Persona que conoce idyd, con quien hemos coqueteado por un tiempo.
- Contacto por recomendación. Personas que nos ha recomendado un cliente, un asociad o un aliado.
- Contacto por solicitud en redes. Personas que se acercan o envían un mensaje o un CV
- Contacto por proyecto. Personas que incorporamos al concursar un proyecto que solicita un perfil específico que NO existe entre los asociados. Idealmente son personas que conocemos y ya hemos cultivado o personas recomendadas por personas de nuestra confianza.
II. Primer contacto
En todos los casos el proceso comienza con la apertura de expediente mutuo.
A. Apertura de expediente mutuo
La idea de abrir un expediente muto es comenzar un intercambio de información que nos permita comenzar a conocernos.
- DH invita a AA a platicar y explorar la www, particularmente la sección somos y a responder el cuestionario para iniciar el proceso y llenar e convenio.
- GA solicita al aspirante su hoja de vida y envía sondeo general de interés.
- AA envía su hoja de vida y el cuestionario resuelto.
- GA abre folder en Dropbox con nombre y apellido en la carpeta de personas asociadas.
- GA archiva las hoja de vida en la carpeta CV con la siguiente nomenclatura: Año mes nombre apellido CV privado. Ejemplo: 202103 Alejandra Zorrilla CV privado
- GA Incorpora la información general en la Hola Larga de Perfiles idyd. La hoja larga es una base de datos en la que se va guardando y administrando la información de las personas y los proyectos en que participamos.
Sondeo general de interés
B. Agradecimiento inicial
- CG Envía carta de gratitud desde el correo de dirección.
- RH Incorpora al boletín con identidad y desarrollo, creado para que las personas estén informadas de lo que sucede en la comunidad idyd.
Al final de esta entrada se plantean algunas consideraciones para un contacto urgente por proyecto.
II. Inducción y cultivo idyd
Después de la apertura de expediente mutuo, los procesos y rituales se llevan a cabo de acuerdo con cada caso. Los detalles se desglosan en el proceso que llamamos idydificación.
- A. Firma de convenio
- B. Entrevista de reflexión identitaria
- C. Publicación de foto y perfil www
- D. Incorporación chat
- E. Afiliación al campus idyd
- F. Invitación a idycafé
- G. WebBackOffice
Recopilación de documentos formales
En paralelo a estos rituales, se lleva a cabo un proceso administrativo que inicia en el momento en que se hace el primer contacto con la persona que podría formar parte del equipo: se le envía carta de introducción y convenio de asociación.
- A. Solicitud de documentos
- B. Incorporación en hoja larga de perfiles idyd
- C. Requisición de documentación
- D. Archivo documentación
A. Firma de convenio
La firma del convenio es parte de un ritual de iniciación, se lee, se revisa, se concerta, se ajusta, se platica. No da el tratamiento de un documentos administrativo, sino de una manifestación de interés mutuo y compromiso bilateral.
Se utiliza la última versión de convenio que se centra en la carpeta 0 protocolo.
- DG o DH Después de platicar con asociado sobre el convenio y posibilidad de asociación conserta una cita para presentar el convenio que ya tiene el nombre completo del nuevo asociado.
- DG y AA leen en conjunto los temas centrales del convenio y el código de ética.
- DH solicita a AA enviar el convenio de regreso con sus datos y ajustes.
- DH estampa la firma de DG y se solicita cita para la entrevista de reflexión.
- GA incorpora convenio al expediente de la persona asociada.
- B. Entrevista de reflexión identitaria e identifiación de áreas de oportunidad
Esta entrevista tiene el objetivo tener una conversación reflexiva para explorar, conocer, crece y encontrar áreas de oportunidad para idyd y la persona asociada.
- DG y DH entrevistan al cada asociado ha leído el CV de la persona. La entrevista tiene una duración de entre 1 hora y hora y media.
- DH registra los resultados de la entrevista.
- Aunque los resultados se podrán utilizar para diseñar el perfil web de la persona asociada, el objetivo de la entrevista NO es solamente que la persona asociada redacte o piense en su presentación en la www, sino encontrar oportunidades, conocer a las personas e iniciar un proceso de relación con idyd.
Identidad y DesarrolloC. Incorporación equipo idyd www
Objetivos de la publicación del perfil de cada persona en la www
- Sostener nuestra postura: humana, identitaria, vinculada con los valores de las personas.
- Ayudarnos a cada persona a encontrar el valor de nuestras características personales, nuestros logros y nuestras cualidades. (Fortalecer lal identida y encausar el desarrollo…)
- Comprender nuestro lugar en el sistema idyd.
- Aportar información a los demás asociados, clientes y aliados para saber quienes somos cada quien que conformamos el equipo.
Perfil web contiene la siguiente información
El perfil web contiene la sigueinte información
- Principal área de actuación/especialidad idyd
- Rasgos identitarios
- Principales logros
- Información académica
- Información laboral
- Información docente
Para construir el perfil web se sigue el siguiente proceso:
- CG y RH Leen con atención el CV de la persona asociada
- CG y RH Entrevista a la persona asociada
- CG y RH Redacción del perfil por parte de idyd
- RH Envía del perfil propuesto al nuevo asociado
- AC Ajusta, aprueba y regresa el texto a RH
- RH Envío el texto y la foto a IC
- IC Diseña y publica de semblanza idyd pdf
- IC Envía link al AC y publica en chat
- IC Publicación el nuevo perfil en www y da la bienvenida en facebook
IC Actualización. Máximo 1 semana antes del cumpleaños se envía al asociado su perfil web para revisión. El día del cumpleaños se publica en redes sociales.
Si asociado solicita un cambio, se hace del conocimiento de RH y GA para actualizar las bases de datos.
D. Incorporación al chat
Nuestro chat es un espacio para comunicarnos, conocernos y compartir información valiosa entre el grupo idyd. Las reglas que hemos construido para el aprovechamiento de ese medio son:
- Queremos escuchar las opiniones y posiciones de cada persona y de todo el grupo. Por favor no envíes mensajes masivos (spam) o cadenas, ni abuses de fotos, vídeos o memes.
- Elige información que nos aporte para reflexionar sobre nuevas formas de revitalizar de la cultura, la biodiversidad y las relaciones etre las personas que compartimos el mundo.
- Cuida tu lenguaje y evita contenido violento, partidizado o inapropiado.
- Verifica la autenticidad y veracidad de la información que compartes.
- Usa el sentido común y analiza si la información que envías es de inerés de la mayoría del grupo.
- Utiliza la opción Responder para contestar a un mensaje en concreto. Así ayudas al grupo a seguir el hilo de las conversaciones y evitar confusiones.
- Como tenemos horarios diferentes, si no deseas escuchar el sonido de las alertas a horas que no te son convenientes, por favor desactiva el sonido del chat en la aplicación.
El procedimiento para dar de alta a una persona nueva en el chat es:
- DH Manda un mensaje por whats con el protocolo idyd
- AA La persona associada acepta estar en el chat.
- DH Presenta en el chat con una bienvenida, una pequeña presentación de qué hace aquí y porqué se incorpora.
- DH Publica en el chat el el link de su perfil wwwidyd.
E. Campus idyd
- DH presenta a AC la www y el campus.
- PM de campus solicita a AC registrar su perfil y le asesora en suu caso
- DH invita a revisar la sección somos.
- DH o PM de campus dan a AC una clave para que puede entrar a los cursos con beca de persona asociada
- DH invita a AC a tomar los cursos de introducción al SMV e introducción a MAC.
- DH solicita a AC envíe sus comentarios y observaciones a PM de campus, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
- Accesibilidad
- Navegabilidad
- Didáctica
- Creación de perfil
- Observaciones adicionales
7. PM de campus envía la guía de publicación de cursos y el documento de captura.
F. Idycafe
El idycafé es un espacio para conocernos, reflexionar sobre nuestros temas y proyectarnos hacia el exterior como personas y como equipo.
Para programar una sesión con un AC, se llevan a cabo los siguientes procedimientos:
- DH contacta a AC para invitarle a un próximo idycafé.
- DH y AC platican los temas y fechas para llegar a un acuerdo.
- DH solicita a AC o invitado preparar una reseña y una pregunta detonadora
- DH integra al nuevo AC al chat temporal de idycafé, envía la dinámica y el tema en de la semana.
Puedes conocer más sobre el programa en el protocolo de idycafé.
G. WebBackoffice
De acuerdo con nuestra política de transparencia, procuramos que nuestros protocolos sean visibles a través de nuestra www, tanto para las personas asociada como para todas aquellas a quienes les puedan ser útiles nuestros conocimientos y experimentos.
III. Gestión de expedientes administrativos
En el momento en que se hace el primer contacto con la persona a la cual queremos incorporar como asociado, se le envía carta de introducción y convenio de asociación.
A. Solicitud de documentos
En una carta de bienvenida se presenta a la persona que solicitará y dará seguimiento a la información documental.
1. GA envía un correo con solicitud del correo de dirección para solicitar la siguiente documentación más la necesaria en caso de estar preparando una propuesta específica.
B. Incorporación en la hoja larga de perfiles idyd
La hoja larga de perfiles (HOLAPid) contiene los perfiles, características, información curricular y tipo de documentos con que contamos para para facilitar la incorporación de los asociados en los posibles proyectos.
1. GA actualiza la hoja larga.
Los PM tienen acceso para ver, no modificar para seleccionar personas para trabajar juntos.
C. Archivo documentación
1. GA se encarga de que cada asociado/a tenga en su carpeta de Drop las siguientes subcarpetas:
- Convenio maestro
- Hojas de vida
- Identificaciones y fiscalizaciones
- Contratos idyd
- Fotos, redes y www
- Otros
Consideraciones para un contacto urgente por proyecto
En Identidad y Desarrollo damos siempre prioridad a quienes ya son asociados idyd para la participación en los proyectos de la organización.
Sin embargo, cuando los términos de referencia o necesidades particulares de algún proyecto hacen necesario buscar a alguna persona con un perfil especializado o que habite en un territorio en que aún sea parte de la organización, se siguen los siguientes procedimientos:
A. Prospección
1. DG, DH y PM buscan en la base de datos:
- Una persona asociada
- Un contacto en proceso de cultivo
- Un contacto por recomendación
- Un contacto por solicitud
Si no se encuentra el perfil necesario, solicitan recomendación a otros asociados, clientes o especialistas vinculados con la red a una persona que tengan la características del perfil idyd y pueda convertirse en asociado y que cumpla con los requisitos de la propuesta.
2. GA guarda los posibles contactos en la hoja larga.
3. PM y DG aprueban los perfiles propuestos para comenzar la negociación y la inducción de las personas.
B. Incorporación
- GA abre expediente.
- PM solicita CV y documentación (idyd + lo específico de TOR del proyecto)
- PM envía a GA para archivo.
- DG y DH firman convenio.
- DG y DH Continúa el proceso de idydificación.
En paralelo
- PM mantiene informados a los candidatos sobre el estatus del proyecto.
Los nuevos consultores habrán comenzado su proceso de cultivo desde el primer contacto e idealmente estarán listos para firmar convenio idyd y ser parte de los asociados antes de que comience el proyecto que les convocó.
Urgencia y excepción
En caso de que la propuesta sea urgente, se da prioridad a recabar la información formal y la firma de convenio y el proceso de idydificación se inician una vez terminado el envío de la propuesta.
- DG y PM acuerdan previamente las adecuaciones del proceso.
Idealmente se firma el convenio y de comienza la inducción de los nuevos asociados durante el proceso de evaluación de propuestas, de manera que al iniciar el proyecto pueda respaldarse el contrato correspondiente como se establece en el Protocolo de Contratación por Proyecto.
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