Recomendaciones para hacer una propuesta

Antes de empezar a escribir una propuesta, hemos de tener claro qué queremos e investigar qué es lo que quieren saber las personas que pueden apoyar, comprar o patrocinar sobre nosotros y nuestros proyectos.

Un gestor capaz

Las cosas no se hacen solas y los proyectos culturales comunitarios no suceden solo porque los planeamos o los deseamos. Para que un proyecto se conciba, se lleve a cabo y se convierta en un asunto exitoso, es necesario que alguien se haga cargo de implementarlo y logre conjuntar los elementos necesarios para su gestión. Este alguien es el gestor del proyecto.

Un gestor de proyectos es una persona capaz de definir las acciones, conseguir los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, y administrarlos apropiadamente para cumplir el objetivo que plantea el proyecto, lo que implica estar atento para reaccionar frente a los constantes cambios en el entorno y así tomar las mejores decisiones para enfrentar los retos que se presenten en el camino.

La mayoría de los estudiosos de la materia coinciden en que los gestores exitosos comparten algunas características como: su capacidad de plantear objetivos claros y de invertir tiempo, dinero y esfuerzo para lograrlos; su empuje y perseverancia; su capacidad creativa e innovadora; su atracción por los desafíos y su capacidad de cambiar y gestionar riesgos; así como su liderazgo, asertividad, proactividad y compromiso.

Un gestor de proyectos exitoso es alguien capaz de identificar una oportunidad y aprovecharla, consiguiendo y organizando los recursos necesarios para poner en marcha su iniciativa. 

Tipos de donantes

Los donantes pueden ser personas físicas o personas morales y se pueden clasificar en función de su estatus jurídico de la siguiente manera:

Individuos

• Son personas que donan voluntariamente tiempo, dinero, esfuerzo o recursos materiales a cuenta propia.

Fundaciones

• Son personas jurídicas que cuentan con un fondo patrimonial creado y controlado por un individuo, una familia, un grupo de amigos o colaboradores o una empresa. Pueden ser nacionales e internacionales.

Empresas

• Son unidades económico-sociales que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios, pero proveen donativos …

Instituciones  de Gobierno

• Comprenden las entidades adscritas al sector público o gubernamental de cada país. Pueden ser tanto nacionales como departamentales estatales, distritales, provinciales o municipales; tanto descentralizadas como desconcentradas.

Organismos Internacionales o intergubernamentales

• Son organizaciones de naturaleza pública conformados por diversos países soberanos u otros organismos intergubernamentales. Están sujetos al derecho público internacional y tienen personalidad propia y capacidad de actuar conforme a sus atribuciones.

Países amigos

• Son países que cooperan con otros a través de sus representaciones diplomáticas: Embajadas y organismos de cooperación.

Cada vez más, los donantes consideran y evalúan su inversión en función del costo-beneficio que obtengan y se preguntan: ¿Dónde voy a poner mis recursos para obtener mejores resultados? ¿Qué proyecto u organización me garantiza que esa inversión va a lograr lo que yo quiero obtener para mi comunidad, mi país o el mundo? Tanto si los donantes quieren ayudar a resolver un problema, como a capitalizar una oportunidad, lo que espera es que su inversión en el proyecto le ayude a cumplir ese deseo y elegirán al gestor de proyecto que mejor les ayude a lograrlo.

Contenidos mínimos de una propuesta

La gran variedad de programas culturales y comunitarios hace casi imposible dar una receta para escribir una propuesta. Sin embargo, el propósito de lo que hacemos encabeza la lista. Lee el artículo sobre qué es un concepto identitario de Ale Zorrilla para comprender la importancia de tener claro lo que quieres, para qué lo quieres y cómo plantearlo de manera que tus interlocutores puedan vincularse con tu causa y tu organización.

Plantea los tiempos, movimientos y resultados que espera tener la organización, así como las acciones que requiere el proyecto para tener éxito. 

También es necesario plantear quiénes son los encargados o el encargado de realizarlo, señalar si ya se tiene experiencia, enunciar si hay otros participantes y quienes son los beneficiarios. Por ejemplo en una compañía de teatro, establece los tiempos de ensayo y de presentación, plantea si las puestas en escena son desarrolladas por niños o jóvenes, mujeres o adultos, si es un colectivo o grupo artesanal, si están dirigidas a un segmento específico y dónde se realizarán tanto los ensayos como las presentaciones. Pregúntate y plantea si aporta algo a la zona, a la región, a un grupo específico.

En las primeras etapas de aproximación a un donante, es posible que únicamente nos queremos presentar, en esta presentación inicial no se habla de dinero. Si lo que queremos es vender un servicio, como por ejemplo ofrecer un curso a un colegio, clases de música, clases de artesanías, es importante pensar en el costo y definir si es por persona o por grupo.

Ser formal

La formalidad es una cultura que mejora las relaciones y da buen resultado.

La parte legal y fiscal puede agregar valor a quien va a donar o comprar. Analiza si se más conveniente constituir o aliarte con una Asociación Civil (A.C), Sociedad Civil (S.C), o una Sociedad Anónima (S.C), o si es mejor tener el status individual de profesionista. Cada vez más es necesario otorgar algún recibo o factura, esto da certeza a quien aporta, pues muestra que la organización es formal y confiable.  

En mi opinión, la importancia de contar con una figura legal, es que usualmente, se tiene más confianza en ellas, que en una persona, sin importar si la Asociación o Sociedad Civil, es en realidad una sola persona. También recomiendo que cuando se realicen estos trámites se tome muy en cuenta que los participantes están  comprometidos con el proyecto. Tomando esto en cuenta eso, vale la pena decidir los porcentajes de participación y las funciones de cada persona. Esto es para que al ser exitosa, realmente tenga ganancias la persona que le ha metido todo el trabajo. Esto no viene en un libro, es experiencia.

Para solicitar la deducibilidad a la cual tienen derecho las Asociaciones Civiles, las Sociedades civiles o la Instituciones de Asistencia Privada que trabajan en proyectos filantrópicos, es necesario tomar en cuenta, que si bien se pueden dar sueldos no se pueden repartir las ganancias, sino han de invertirse en los objetivos de la organización. Los trámites pueden ser complicados, pero un buen asesor puede aportar ideas para facilitar los procesos. Lo que es importante es tomar en cuenta si la organización está lista para enfrentar esta fase.

Filantropía

Filantropía significa amor a la humanidad y a lo que representa.  Generalmente se relaciona con las organizaciones sin fines de lucro que apoyan diversas causas, y que han sido desde hace muchos años un pilar para la solución de problemáticas sociales específicas. 

Anteriormente las organizaciones filantrópicas se centraban en problemas asistenciales relacionados con la salud, el cuidado de los ancianos, la alimentación y cuidados a personas de clases sociales desprotegidas. 

Si bien las organizaciones no lucrativas de organizaciones han continuado con este importante trabajo, se han ampliado los apoyos a otros campos que optimizan la calidad de vida de las personas. Para que esto pudiera ser logrado se fueron ampliando poco a poco los campos reconocidos por la legislación, como aptos para recibir el beneficio de la deducibilidad. 

Hoy el acceso a la cultura se considera un bien universal, un derecho humano y una posibilidad de aportar bienestar a las comunidades, por lo que los proyectos comunitarios pueden considerar alternativas vinculadas con proyectos culturales.

La educación formal pasó a ser parte de este este grupo, educación desde la primaria, hasta niveles universitarios. La investigación científica y tecnológica tan importantes para el país, pudieron acceder a mayores fondos. Se inició más tarde la promoción de las bellas artes, un campo ciertamente inherente a la sensibilidad del país. Al seguir viendo amenazadas áreas naturales como ríos, selvas y, manglares, entre otros se permitió la preservación y protección de flora y fauna. Finalmente las organizaciones que apoyan y protegen derechos humanos, entraron en esta lista. 

Estas organizaciones han recibido donativos y apoyos, después de haber realizado todos los trámites y cumplir año con año con lo dispuesto por las autoridades. Los donativos han sido tanto de la iniciativa privada como fondos gubernamentales asignados a estos fines.

Ante todas las causas que son apoyadas por personas, empresas o instituciones, es fácil ver que es necesario presentar proyectos y programas que realmente aporten sustantivamente a la calidad de vida de las personas, comunidades o al desarrollo del país.

Se pueden poner ejemplos fáciles de entender, por ejemplo:

• El desarrollo de un programa de becas impulsaran estudiantes que pueden alcanzar destrezas que les permitan realizar investigaciones que produzcan adelantos en ciencia y tecnología. 
• Un programa de alimentación infantil beneficiará la salud de niños y niñas. 
• Los programas a favor de la ecología pueden regenerar áreas dañadas y mejorar las condiciones de vida y salud de una comunidad. 
• Los programas de arte y cultura aportan un sentido de creación en las personas y tal vez la posibilidad de mejorar el entorno en el que viven.

Los resultados de un proyecto a mediano y tal vez a largo plazo reciben el nombre de impacto. Para medirlos, es necesario esperar un tiempo, y en el presente solo lo se pueden proponer indicadores que midan la variable  del desarrollo deseable, dadas las condiciones a mejorar y las acciones que se llevarán a cabo. Toma el curso sobre indicadores orientadores para establecer claramente la forma como plantearás y evaluarás el proyecto.

Contar la historia

La cantidad de acciones y el número de personas que recibirán el beneficio, es fácilmente comprensible, pero para dar un mayor peso a estas cifras se puede narrar lo que se hace, lo que se espera obtener, la experiencia, el benéfico y los avances personales o de la comunidad que se pretende apoyar. 

Normalmente todas las organizaciones han tenido un trabajo previo y los participantes pueden ofrecer estas reseñas, pero aún si es una nueva iniciativa, pueden contar la historia que imaginan que sucederá al implementar el proyecto. El llamado Storytelling se está convirtiendo en una nueva práctica que está teniendo mucho éxito. Si quieres conocer más sobre el tema puedes explorar el curso Storytelling de Mariana Viramontes. 

No es necesario que las reseñas sobre los proyectos sean largas, deben ser enfocadas al cambio que se realiza en las personas y las comunidades, despertar emociones y permitir que las demás personas imaginen lo que se logrará con su aportación.

La mezcla de estrategias

Contar con múltiples fuentes de financiamiento y herramientas de procuración de recursos ayuda a incrementar la viabilidad y el crecimiento de los proyectos culturales comunitarios. Para llevar a cabo cada estrategia se requiere invertir tiempo, dinero y esfuerzo, por lo que les sugiero evaluar con cuidado cuales son las adecuadas para su proyecto, teniendo en cuenta tanto lo que podrían generar con cada una como lo que tendrán que invertir para implementarla.

Una campaña de procuración de recursos efectiva puede contemplar una mezcla de estrategias que les permita establecer y mantener una red de contactos y relaciones que fortalezcan la confianza de sus interlocutores, diversificar sus oportunidades, aumentar el impacto de su proyecto y hacerlo sostenible económica, social y ambientalmente.

Recuerda que si queremos que los donantes consideren importante nuestra causa, nosotros debemos hacerles saber que son importantes para nosotros, que su donativo hará la diferencia y que están colaborando en la solución de un problema social o en una oportunidad para desarrollar la cultura o en el desarrollo de la comunidad con la que trabajan.

Entre las principales estrategias que puedes implementar están:

Petición personal

• Donantivos
• Patrocinios
• Socios empresariales

Membresías y clubes de amigos

• Cuota única
• Cuota por beneficios
• Cuota autoseleccionada

Financiamiento colectivo

• En espacios públicos
• En línea
• Por correo

Venta Directa

• Productos y servicios culturales
• Productos y servicios genéricos
• Promocionales (merchandising)
• Mercadotecnia con causa

Eventos Especiales

• Sociales y recreativos
• Académicos
• Competitivos

Participación en Convocatorias

• Internacionales
• Gubernamentales
• Fundaciones privadas
• Empresas

Su plan de procuración de fondos puede incluir distintas estrategias y donantes. Establezcan claramente las fechas importantes, así como las personas que serán responsables de implementar y darle seguimiento a cada una de las estrategias. Pidan con cortesía y san asertivos. Si están seguros de que su causa vale la pena y ustedes saben que pueden lograr lo que se proponen, pidan con confianza.